Пять советов при переезде

Даже если Ваш офисный переезд будет осуществляться с одного этажа на другой, от этого мысль о переезде не станет более привлекательной. Офисный или квартирный переезд признаны одними из наиболее стрессовых событий в жизни человека.
Добавьте к этому потерю драгоценного рабочего времени, и станет понятно, почему на время проведения офисного переезда собственники малого бизнеса стараются выехать из города и самоустраниться.
По словам одного из совладельцев агентства недвижимости он старается взять выходной за день до переезда, непосредственно на день переезда и последующий день. Безусловно, это заманчиво отойти в сторону на время офисного переезда и позволить грузчикам из транспортной компании сделать свое дело. Но как сохранить бизнес продуктивным даже в том случае, если он, казалось бы, так разрознен в этот момент?
Итак, обратимся к ключевым моментам как осуществить офисный переезд с минимумом потерь для бизнеса?
1. Невозможно все планировать далеко наперед
Если предстоит незначительный переезд офиса, вам достаточно заранее лишь знать моменты, связанные с Интернет-соединением и общим размещением офиса. Осуществляя полномасштабный офисный переезд,– кстати, не думайте, что вам это казалось бы не грозит: на самом деле маленький бизнес развивается, происходит расформирование крупного сегмента, - вот здесь уже необходимо перевезти всю локальную сеть, серверы, многочисленные компьютеры и офисную технику. Это означает лишь одно – привлечение мувинговой компании в помощь переезда офиса. Совет: при тщательном планировании, в зависимости от размера бизнеса, постарайтесь провести офисный переезд в выходные дни. Это даст возможность максимально наладить работу офиса в новом помещении – расставить мебель, оргтехнику, настроить технологии. Одним словом, если вам и предстоит время простоя, перенесите его на выходные дни, сведя к минимуму простой в работе и минимизируя влияние на ваших заказчиков и клиентов.
2. Всегда будьте готовы к неожиданностям
Переезд любого типа: офисный, квартирный, дачный – заставляют быть в постоянной боевой готовности, то есть быть готовыми ко всему. Случаются различные ситуации, к примеру, где купить коробку определенного размера, кабель? Срочно нужно сделать копии, а копировальные машины не настроены. Все эти мелочи заставляют постоянно быть собранными во время проведения офисного переезда.
3. Используйте переезд как предлог для обновления
Что я имею в виду? Если в вашем офисе до сих пор используют громоздкие ЭЛТ-мониторы, именно офисный переезд является идеальной причиной, чтобы пожертвовать устаревшую технику и приобрести плоские мониторы. Офисный переезд также является прекрасной возможностью, чтобы провести переоценку используемого программного обеспечения и определить нуждается ли оно в обновлении. Ваша цель – на новом месте начать бизнес более продуктивно. Совет: используйте ваши ноутбуки в качестве временных офисных рабочих станций, пока осуществляется переезд вашего офиса. Другими словами, убедитесь, что на них находятся все самые актуальные и необходимые данные для вас и установлено лучшее требуемое программное обеспечение прежде, чем начинать ваш офисный переезд. Затем используйте их как ваши основные рабочие компьютеры, пока транспортная компания не завершит ваш офисный переезд.
4. Вы должны предвидеть дополнительные затраты времени
Офисный переезд может быть совершенно непредсказуемым. Одним из примеров такой ситуации является ситуация, при которой вы планировали закрыть ту или иную сделку в начале недели, но из-за непредвиденных финансовых вопросов, ее завершение реально лишь к концу недели. И в течение всей недели будет проходить оживленный документооборот и встречи с партнерами, что полностью исключает офисный переезд на этот период. Иными словами, задержки случаются. Дополнительно нужно согласовать новое время с транспортной компанией, собственником офиса, клиентами и т.д.
5. Пусть ваши «приложения» помогут в вашем офисном переезде
Если ваш офисный переезд включает в себя обновление или переход на новое оборудование (как упоминалось выше, это отличная возможность для обновления программного обеспечения и некоторой офисной техники), сохраните все старые параметры пользователей и перенесите их на новое программное обеспечение и новое оборудование. Самым сложным является перенос электронных писем с одного компьютера на другой. К примеру, Microsoft Outlook автоматически импортирует вашу электронную почту при обновлении с предыдущей версии на том же компьютере.
Подытожив вышесказанное, с планированием и правильным использованием имеющихся технологий, можете быть уверены в том, что следующий переезд будет менее болезненным и более продуктивным. Но не стану лгать: офисный переезд – стресс. Тем не менее, эти советы могут всерьез облегчить его проведение.