Организация офисного переезда

В целом, переезд организации может стать более стрессовым, чем личный переезд. Физически Вы возможно не сможете контролировать все аспекты корпоративного переезда. Придется следовать определенному корпоративному руководству. Оптимальное время, которое может понадобиться на подготовку переезда, составляет около трех месяцев. Большинство из нас просто-напросто не знакомо с правилами корпоративных переездов, что может повлечь стресс и большую головную боль.

Подготовка к офисному переезду

Самой ответственной частью офисного переезда является его планирование. Организации существуют для того, чтобы зарабатывать деньги. Если компания не работает, а находится в затяжном офисном переезде, - она не зарабатывает деньги. Чем меньше времени длится переезд офиса, тем более экономически выгодным он является для компании. 
Для того, чтобы сэкономить время, убедитесь в том, что Вы ознакомлены с новым помещением, точно знаете размеры кабинетов (для чего необходимо провести замеры). Следует отметить любые различия в форме комнат или новой мебели. В идеале надо создать план офисного переезда, в котором должно быть отражено размещение работников, мебели, офисной техники, растений и т.д. в новом помещении. Убедитесь, что каждый сотрудник получит копию этого плана, еще одна копия будет размещена в новом офисе в день переезда. Планирование организации офисного переезда заранее позволит сэкономить нервы не только сотрудникам компании, а также грузчикам транспортной компании, которая будет осуществлять офисный переезд.

Свяжитесь с каждым, кого затронет офисный переезд

Когда речь заходит о корпоративном переезде, ключом является коммуникация. Убедитесь, что все - сотрудники, грузчики, арендодатели – осведомлены о каждой детали. Чем меньше вопросов возникнет непосредственно в момент офисного переезда, тем лучше. Грузчикам следует указать точное место расстановки каждой детали. Если у Вас много одинаковых столов, которые закреплены за каждым отдельным сотрудником, убедитесь, что они расставлены в правильном порядке. Один из способов, которым можно помочь грузчикам разобраться, использование цветных стикеров. К примеру, вся мебель с одного этажа или кабинета, может быть помечена определенным цветом и нумерацией. Маркировка является очень действенным инструментом при расстановке мебели в офисных переездах. Будьте внимательны в этом вопросе. Более того, стикер должен быть прикреплен в таком месте, где он будет легко читаем. Чем проще и понятнее Вы организуете офисный переезд для грузчиков, тем быстрее пройдет офисный переезд. Ведь время – деньги.
Руководители, Вашей обязанностью является проконтролировать, чтобы все сотрудники следовали инструкциям при офисном переезде. Вы должны проконтролировать, что все Ваши сотрудники получили это руководство. Если офисный переезд спланирован правильно, уже сразу после переезда персонал приступит к работе при обычном графике.
Непосредственно сотрудники несут ответственность за упаковку и распаковывание своих принадлежностей и следование инструкции об офисном переезде.

Предметы, которые будут перевозиться при офисном переезде

Любые предметы из шкафов, книжных полок, столов, стенок должны быть вынуты и упакованы в коробки. Полки из шкафов доставать не обязательно. Достаточно убедиться, что они закрыты на замок или надежно закреплены упаковкой.

Личные вещи. Грузчики не несут ответственность за личные вещи сотрудников, такие как юридические документы, деньги, ручки, фотографии, цветы и т.д. Для сохранности личных вещей, советуем перевезти их лично. Если Вам для этого понадобится контейнер, мувинговая компания может его предоставить.
Столы. Отдельно следует упаковать все содержимое, что включает в себя текущие рабочие документы, лотки для писем, книг и других предметов. Скрепки, карандаши и любые сыпучие материалы советуем поместить в конверт, а после в коробку. Все стекло можно защитить бумагой.
При некоторых офисных переездах в старом помещении остаются вещи, которые не перевозят в новое. Они предварительно должны быть отмечены наклейкой «Не перевозить», чтобы по ошибке не были перевезены в новое помещение.

Вывоз мусора при офисном переезде

Постарайтесь накануне переезда избавиться от ненужного хлама, чтобы паковать и не везти его в новое помещение и избавляться от него на новом месте. Но будьте внимательны, чтобы не выбросить ничего лишнего.

Влияние этажности на офисный переезд

Накануне переезда, убедитесь, что все лифты, если они есть в старом или новом здании, находятся в рабочем состоянии. Если они неисправны или их просто нет, предупредите транспортную компанию заранее, чтобы она была готова к этим нюансам.

Перевозка технологического оборудования

Перед тем как перевозить то или иное технологическое оборудование, убедитесь, что это безопасно. Большинство из этих машин должны быть перевезены определенным образом. Если Вы используете прокатное оборудование, обязательно сообщите собственнику заранее о переезде. Отключение и демонтаж компьютеров должно производиться определенным образом. Убедитесь, что сотрудник, который занимается этим вопросом, все делает правильно. Из копировальных машин следует удалить все чернила перед офисным переездом. В них могут быть съемные детали, которые легко могут потеряться во время переезда – проверьте надежно ли они закреплены или положите их в отдельную коробку. Выньте весь товар из торговых автоматов, если таковые имеются в Вашем офисе. Слейте воду из диспенсеров. 

Контрольный список при офисном переезде

Ну и наконец, простой контрольный список, чтобы Вы ничего не упустили:
- Освободите стол.
- Заприте шкафы.
- Надлежащим образом упакуйте хрупкие вещи.
- Отключите компьютеры и другую технику.
- Слейте жидкость из оборудования.
- Расклейте стикеры на мебели, в том числе на той, которую не планируете перевозить.
- Имейте комплект запасных ключей.
- Убедитесь, что интернет-соединение в новом офисе готово к работе, подключены факсы и телефонные аппараты. Чем быстрее Вы войдете в нормальный рабочий режим, тем быстрее Вы сможете зарабатывать деньги.
- Убедитесь, что работает электричество и нет перебоев в работе туалетных комнат.
- Не забудьте использовать новый адрес.